Ciclo PDCA: uma metodologia de alta performance e melhoria contínua

Você já ouviu falar em Ciclo PDCA?

 

Muitos gestores conhecem essa metodologia de trabalho, apesar de não aplicarem na sua rotina de gerenciamento de projetos. O Ciclo PDCA tem como propósito promover a melhoria contínua dos processos através de um circuito de quatro ações: planejar, executar, checar e analisar. O foco está em compreender os problemas que surgem nas etapas de um projeto ou nos resultados da organização, a fim de e achar soluções viáveis para um melhor desempenho e conquista dos objetivos traçados.

 

Um dos grandes diferenciais dessa metodologia está no pressuposto de que nada é imutável. Outro ponto muito importante é que traz à prática organizacional, o planejamento. Aqui é importante perceber que o planejamento pode sofrer alterações, se necessário, ao longo da sua execução. Nada é absoluto e não é necessário replanejar apenas no final do projeto! O Ciclo PDCA ajuda nesse processo, mantendo um controle das ações,contribuindo para o desenvolvimento contínuo e sustentável da organização.

 

Se você, líder ou gestor, ainda não conhece essa ferramenta, eu te convido a trabalhar de uma forma mais eficiente! Saiba como funciona cada etapa do ciclo e comece, hoje mesmo, a trabalhar em prol da alta performance nos resultados e na melhoria contínua dos processos.

 

Origem do Ciclo PDCA

 

O Ciclo PDCA foi criado por Walter Andrew Shewhart, um físico norte-americano famoso por ser o “pai do controle estatístico de qualidade”, na década de 20. Contudo, o mundo só tomou conhecimento da sua existência 30 anos mais tarde, graças a um professor americano chamado William Edwards Deming.

 

Conhecido por muitos como o “guru do gerenciamento de qualidade moderno”, Deming tornou o Ciclo PDCA (gosta de chamá-lo de Ciclo de Shewhart) popular devido sua contribuição e importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a Segunda Guerra, além do seu trabalho de consultoria para executivos japoneses.

 

Fases do Ciclo PDCA

 

Composto de um acrônimo de quatro letras, que se conferem as etapas, o Ciclo PDCA recebe este nome em referência a nomenclatura em inglês de cada uma delas. Todavia, nem sempre em um projeto todas as etapas são necessárias para o seu desenvolvimento. Na verdade, essa divisão apenas ilustra como acontece o processo de melhoria contínua.  Confira as etapas, uma a uma:

 

P: do verbo PLAN = Planejar

D: do verbo DO = Fazer ou executar

C: do verbo CHECK = Checar, verificar ou analisar

A: do verbo ACTION = Agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

 

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PLANEJAR

 

Considerada uma das etapas mais importantes, o PLANEJAMENTO é o começo de tudo! É nele que são definidos os objetivos e as metas do ciclo/ projeto. Qual problema será resolvido e por quê? Contudo, é imprescindível que o gestor responsável tenha conhecimento em planejamento de projetos, para então escolher o modelo mais adequado para o projeto em questão. Imagine que as vendas do seu produto “carro-chave” não vai bem. Ao invés de investir todo o tempo em práticas de efeito tentativa-e-erro, vale a pena re-planejar a estratégia de venda, perceber quais o problemas que afetam a venda deste produto. Ficou mais claro? parece óbvio, mas do dia a dia entramos num piloto automático e ficamos dando murro em ponta de faca.

 

Em um segundo momento, o gestor precisará [junto a equipe] definir os indicadores de desempenho, que irão mostrar se o objetivo foi ou não alcançado. Assim como, analisar ao longo do projeto se estão na direção certa. Trata-se de uma medida quantitativa ou qualitativa, capaz de apurar a evolução do projeto.

 

Depois é preciso definir qual metodologia de trabalho será usada. Ela é responsável pelo desenvolvimento do plano de ação, ou seja o encadeamento de ações necessários para que o objetivo seja alcançado. Existem algumas ferramentas que auxiliam nessa fase para dar suporte a tomada de decisão, tais como: Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, Brainstorming e 5W2H [particularmente uso bastante as duas últimas]

 

FAZER OU EXECUTAR

 

Tendo o planejamento em mãos é hora de começar a executá-lo. Nessa fase, o PLANO DE AÇÃO é posto em prática seguindo o que foi planejado e sempre atento para não desviar do caminho traçado. Caso encontre motivos que impeça a execução do plano, será preciso retornar a fase de planejamento e procurar as causas da falha ou o que levou ao desvio do projeto. Contudo, se nada for “diagnosticado” como deletério,  parte-se para a terceira etapa.

 

Vale ressaltar, antes de iniciar a fase de execução é preciso verificar se todos os envolvidos possuem as habilidades necessárias para tal, caso não, será preciso treiná-los. O importante é que todos estejam comprometidos com o projeto e alinhados com o planejamento. Somente uma equipe  coesa é capaz de se manter alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

 

CHECAR VERIFICAR OU ANALISAR

 

Ao contrário do que a maioria pensa, a fase de CHECAGEM não se restringe apenas ao término da de execução (implantação do plano de ação), mas inicia-se junto a ela. Quanto mais cedo os resultados forem medidos, mais rapidamente será possível avaliar o sucesso do planejamento e se os resultados pré-definidos serão alcançados.

 

Nessa fase é necessário manter um monitoramento sistemático de cada atividade executada do plano de ação, comparar o previsto com o realizado e identificar possíveis gaps [podem ser corrigidos em um próximo ciclo], assim como oportunidades de melhoria para projetos futuros. Também é interessante avaliar a metodologia de trabalho adotada, porque às vezes ajuda no desempenho da equipe.

 

Para esta etapa, o gestor deve buscar se basear em uma metodologia estatística. Com isso, será possível poupar tempo e recursos, assim como evitar erros. Os resultados analisados nessa fase indicarão se o planejamento está correto, ou se será preciso reajustar o caminho.

 

AGIR DE FORMA A CORRIGIR EVENTUAIS ERROS OU FALHAS

 

Dificilmente todas as metas terão sido atingidas com êxito, sem a necessidade de correções no plano de ação ao longo do processo. Este nível só é alcançado depois de várias vezes que se aplica o Ciclo PDCA em um projeto. Contudo, caso tudo tenha corrido como planejado e todas as metas  e objetivos tenham sido alcançados adote o plano aplicado como padrão. Que maravilha, hein?!

 

Depois de feitas todas as análises, o gestor precisa aplicar as correções necessárias no plano de ação, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, sempre em prol de aprimorar o trabalho da equipe e seus resultados.

 

É possível que você já tenha usado a ferramenta de forma inconsciente e intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar um aproveitamento maior dos seus benefícios, assim como irá conduzi-lo ao PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA.

 

O Processo de Melhoria Contínua

 

Partindo da premissa de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA nunca acaba. Sendo assim, a cada ciclo finalizado, outro se inicia sucessivamente, até que seja possível encontrar o “padrão perfeito”. Aquele que atende todas às expectativas do gestor,da empresa e do mercado.

 

A cada novo ciclo iniciado, a tendência é que o mesmo seja  cada vez mais complexo com planos e metas mais ousadas e um plano de ação mais difícil de ser aplicado. Por isso, é necessário que a equipe seja constantemente treinada para lidar com tarefas que exigem mais e, assim alcançar objetivos mais ambiciosos.

 

Contudo, vale lembrar que é essencial não focar em detalhes de pequeno valor. Eles causam atraso no processo e não contribuem de forma efetiva para o desenvolvimento do ciclo e obtenção dos resultados. É interessante determinar um padrão mínimo de qualidade, que servirá como métrica para indicar o início da próxima etapa. Melhorias só devem ser implantadas ao longo do projeto se não forem comprometer a entrega e impactar nos custos do mesmo.

 

Em linhas gerais, o Ciclo PDCA evita erros nas análises e ajuda a padronizar o controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com sucesso em diferentes processos, que exigem uma melhoria contínua. Sendo assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, aproveite para fazer agora mesmo e depois venha me contar como foi! 😉

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